法人カードのコーポレートカードを上手に活用する運用方法をお教えします！
法人カードの中でもコーポレートカードは大規模企業向けのため、利用する社員の数も多くなります。
そのため小規模の企業が利用するビジネスカードに比べて、カードの運用ルールや管理が必要となります。
今回はコーポレートカードの上手な運用方法や管理方法についてご紹介しましょう。
コーポレートカードとビジネスカードの違い
ビジネスカードは中小企業の代表者や個人事業主に対して発行する法人カードです。基本的に法人代表者や個人事業主の個人名義のクレジットカードとなるので、社員に利用させる場合は追加カードを発行します。
これは、個人カードに例えると親カードと家族カードの関係になります。
対してコーポレートカードは、大企業向けに対して発行する法人カードです。
必要な枚数を役員や社員名義で発行するので、親カードという概念はなく、会社全体の利用可能枠が設定され、その範囲内でカード別に利用可能枠を設定することが出来ます。
また、大企業の目安として、例えば三井住友VISAコーポレートカードの場合は、発行枚数20枚以上が大企業の目安として明記されています。
コーポレートカードの運用方法は後程詳しく説明しますが、社員全員にカード発行するわけではないので、20～30枚でも十分活用することができます。
コーポレートカードの問題点
コーポレートカードを運用する上で最も問題になるのが、カード利用の公私混同です。
社員が個人的な飲食や、交通費に利用してしまうことを、どのように防止するのかが最大の問題になります。
あまり厳しく管理をしすぎると、社員がカードを使わず本来の法人カードとしての役割を果たさなくなりますし、一方で簡単に利用できてチェックもない状態ですと、私用でカード利用しても全く気付かないということになります。
大企業は社員数も多いので、コーポレートカード発行前に社員のだれに発行するのか、口座は法人口座か社員口座どちらにするのか、など運用ルールを決めておく必要があります。
コーポレートカードの運用例
コーポレートカードを導入する前には、以下の点をはっきりと決めてから申し込みをしましょう。
- 誰に対してカードを発行するのか
- 引き落とし口座をどうするのか
コーポレートカードはカード利用可能枠が大きいので、カード利用可能枠を限定しても発行枚数はかなりの数になります。例えば1,000万円のカード利用可能枠であれば、個別カードの利用可能枠を10万円に設定すると100枚発行出来ることになります。
しかし、100枚のカードを管理するのは大変なので、一般的には以下のようにカードを発行します。
- 代表者を含めた役員
- 各部署の部長・課長・マネージャークラス
- 経理担当者
企業規模によって発行枚数が異なってきますが、求められるまま無制限に発行することはやめましょう。
なぜなら、発行枚数が多ければ会社の経費に使用したのかどうかのチェックがとても難しくなるからです。
社員に発行したとしても、各部署の部長クラスの許可を得て使用する場合のみカードを手渡すといった管理が必要です。
その際の使用目的や金額、日時、使用者名などはきちんと記録しておきましょう。
しかし、あまり細かく管理すると面倒だという理由でコーポレートカードを使用しなく恐れもあります。コーポレートカードはほとんどの経費を決済することで、経理作業の軽減に効果があるので、使わなければ意味がありません。
そのバランスと発行枚数を考えて運用ルールを決めましょう。
引き落とし口座は個人口座がおすすめ
コーポレートカードの引き落とし口座を法人口座にすると、すべてのカード決済を一括で処理できるので経理処理が簡単になります。
しかし、社員の不正利用の発見が難しくなるというデメリットもあります。
社員口座からの引き落としにすると、経費利用だけを会社に請求することになります。
会社の経費に使用したという証明も社員がすることになるので、不正利用が発生しにくくなります。
法人カードやコーポレートカードの決済口座は法人口座のイメージが定着していますが、不正防止という点では個人口座からの引き落としは効果があります。
利用する社員としても、個人利用をしたとしても会社に請求しなければいいだけなので、個人カードと使い分ける必要がなくなるというメリットもあります。
同じ加盟店で経費と個人消費にカードを利用する場合は、まとめて決済できるので特にメリットがあるでしょう。
まとめ
個人名義のビジネスカードでは追加カードの発行枚数はそれほど多くならないので、不正利用の防止にはあまり気を付けなくでも問題ありません。
しかし企業規模が大きくなるほど、コーポレートカードの発行枚数は増えるので、きちんとしたルールを作って社員に周知を徹底する必要があります。
こうしたルール作りをしてからコーポレートカードを導入すれば、効率よく経理処理の簡素化をすることが出来ます。
